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PowerPoint可以制作出配有豐富背景圖案和多媒體效果的演示文稿。如果能在使用PowerPoint過程中注意以下幾點(diǎn)，則更會收到事半功倍的效果。
一、幾點(diǎn)基本注意事項(xiàng)：
1、圖片不要太多、太鮮艷，PPT目的是讓別人看到文字，而不是圖片，不然會分散觀看者的注意力。
2、字體和背景顏色要對比明顯，給人“萬綠叢中一點(diǎn)紅”的效果，深色背景選配淺色字體，或者淺色背景選配深色字體。
3、文字大小要適中，以30點(diǎn)最為合適，文字內(nèi)容要越精煉越好，不要把全屏都鋪滿文字;盡量用1種字體，最多不要超過3種;事先一定要做到三校九看，千萬不有錯別字出現(xiàn)。
二、 利用“組合”功能成“家”立“頁”
在做產(chǎn)品介紹時，如果能讓產(chǎn)品圖片和介紹文字同時出現(xiàn)，這樣既能利用圖片和文字內(nèi)容來對比說明產(chǎn)品的特性，又能節(jié)省演示的時間。具體做法是：
1、插入一個產(chǎn)品圖片到一張新幻燈片中，調(diào)整好大小和位置。
2、插入一個文本框，在文本框中輸入介紹內(nèi)容，設(shè)置好字號、字體和顏色等，并調(diào)整好文體框大小和位置。
3、用一只手的一個手指按住鍵盤上的一個“Shift”鍵，再分別點(diǎn)擊圖片和文本框(也可以同時選中多個圖片或文本框)，把“Shift”鍵放開;再把鼠標(biāo)指針對準(zhǔn)圖片或文本框的邊框(注意：不能對準(zhǔn)文本框中間)，右鍵單擊，左鍵單擊“組合”→“組合”(如圖1)。
4、 設(shè)置動畫效果。
三、 利用鍵盤控制幻燈片的放映
1、F5鍵直接放映做好的幻燈片。
2、在放映過程中，如果覺得鼠標(biāo)指針影響演示畫面，可以按一下字母“A”鍵或“=”鍵，來隱藏鼠標(biāo)指針，再按一次則會顯示鼠標(biāo)指針。
3、在放映過程中，如果需要臨時跳到某一張幻燈片，如準(zhǔn)備直接跳到第8張幻燈片，只需按一下數(shù)字鍵“8”(最好按鍵盤上三排字母鍵上邊的那排數(shù)字鍵，不要使用鍵盤右邊的“數(shù)字小鍵盤”，因?yàn)?ldquo;數(shù)字小鍵盤”受“Num Lock”鍵控制有兩種狀態(tài)，一種是作數(shù)字鍵使用，一種是當(dāng)光標(biāo)鍵使用。)，然后再按一下回車鍵就可以了。
4、在放映過程中，如果中途要結(jié)束幻燈片的放映，可以按一下鍵盤左上角的“ESC”鍵或“—”(減號)鍵，也可以先用一只手的一個手指按住一個“Ctrl”鍵，再用另一只的一個手指按一下“數(shù)字小鍵盤”附近的“Pause Break”鍵，最后再把“Ctrl”鍵放開。
5、在放映過程中，如果回答聽眾的提問或者中場休息，可以按一下字母“B”鍵或“· ”鍵(大于號鍵上)，把屏幕切入黑屏，再按一次則又能恢復(fù)原狀。
6、在放映過程中，如果需要臨時對演示內(nèi)容進(jìn)行圈點(diǎn)和批注，可以先用一只手的一個手指按住一個“Ctrl”鍵，再用另一只的一個手指按一下字母“P”鍵，最后把“Ctrl”鍵放開(這樣就轉(zhuǎn)成了繪圖筆指針了)，這時就可以按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行圈點(diǎn)、寫字、畫畫了，如果圈點(diǎn)錯了，還可以按一下象板擦的字母“E”鍵擦掉重來，如果想接著演示下邊的內(nèi)容，可以先用一只手的一個手指按住一個“Ctrl”鍵，再用另一只手的一個手指按一下字母“A”鍵，最后把“Ctrl”鍵放開(這樣就又轉(zhuǎn)成了箭頭指針了)。如果臨時要板書幾個字或手工畫一個簡單圖形，可以按一下字母“W”鍵或“，”(逗號)鍵，把屏幕切入“白板”狀態(tài)，再利用前面的方法，轉(zhuǎn)換為“繪圖筆指針”，錯了也可以用字母“E”鍵擦掉重來，最后也別忘了再轉(zhuǎn)換成“箭頭指針”。
注意：如果上面這些按鍵和用法你記不住，可以在放映幻燈片過程中右鍵單擊(如圖2)，再左鍵單擊“幫助”，就會打開“幻燈片義映幫助”對話框(如圖3)，前面介紹的按鍵用法都在這里了。
四、從第三張開始放映
有時我們做好的幻燈片，在某次使用中突然中需要放映中間的某張到某張，而不是從第一張開始到最后一張結(jié)束。這時我們就要“放映方式”來解決這個問題。
單擊菜單欄的“幻燈片放映”→“設(shè)置放映方式”，打開設(shè)置放映方式窗口(如圖)，在窗口右側(cè)“放映幻燈片”項(xiàng)下，“從”的后面填入準(zhǔn)備從哪張開始的數(shù)字，“到”的后面填入準(zhǔn)備到哪張結(jié)束的數(shù)字，最后單擊“確定”按鈕，這樣就能按需放映了(如圖4)。
五、輕松取到別人的圖片音樂
有時我們會發(fā)現(xiàn)下載的PPT中有很多不錯的圖片、音樂或Flash，很想自己保存下來，以備將來不時之需。
打開PPT文件，單擊“文件”→另存為，打開“另存為”對話框，在“保存類型”框中選擇“網(wǎng)頁”(注意不是單個網(wǎng)頁)(如圖5)，單擊“保存”按鈕，就會生成一個與PPT文件同名的文件夾，在這個文件夾中，右鍵單擊選擇“排列圖標(biāo)”→類型，這樣各類文件便分門別類的排列好了，相中那些就趕緊保存吧!(如圖6)
六、利用“#”搞好“鏈接”
有時我們在新做的幻燈片中，可能要用到原來做好的幻燈片文件，這時就要用到“超級鏈接”了，但直接插入的超級鏈接，每次打開時都是從第一張開始播放，而不是我們所需要的第3張或第8張，為了能夠直接鏈接到指定的幻燈片上，我們不妨試一下“#”。
選中要鏈接的文字，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中左鍵單擊“超級鏈接”，打開插入超級鏈接對話框，找到準(zhǔn)備插入的幻燈片文件，然后再手工在文件名后輸入“#3”(引號不用輸入，數(shù)字是你準(zhǔn)備從哪張幻燈片開始)，最后點(diǎn)“確定”按鈕(如圖7)。
注意：以上介紹以PowerPoint 2003為例，在PowerPoint XP和PowerPoint 2000中操作略有不同。
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